Uno strumento potente per affrontare le sfide della moderna gestione IT è l’efficace gestione del Catalogo dei Servizi. Questo articolo esplora perché la gestione regolare del Catalogo dei Servizi e il coinvolgimento dei Proprietari dei Servizi sono cruciali per monitorare i processi e raggiungere gli obiettivi aziendali in un contesto multinazionale, con particolare attenzione ai costi nascosti del software non mantenuto e dell’IT ombra.
Le Basi: ITIL e il Catalogo dei Servizi
L’Information Technology Infrastructure Library (ITIL) fornisce una solida base per far crescere la maturità aziendale. Al centro del framework di gestione dei servizi ITIL si trova il Catalogo dei Servizi – un elenco completo di tutti i servizi IT offerti da un’organizzazione. Questo catalogo serve come fonte unica, permettendo una migliore comunicazione tra IT e business.
I Costi Nascosti del Software Non Mantenuto e dell’IT Ombra
Prima di approfondire i benefici di una gestione efficace del Catalogo dei Servizi, è cruciale comprendere i rischi e i costi associati alle pratiche di gestione scadenti:
- Software Non Mantenuto: Il software che non viene regolarmente aggiornato o mantenuto correttamente può portare a:
- Vulnerabilità di sicurezza, potenzialmente risultanti in costose violazioni dei dati
- Diminuzione della produttività a causa di funzionalità obsolete o problemi di compatibilitÃ
- Costi a lungo termine più elevati per eventuali aggiornamenti o sostituzioni
- Rischi di conformità , specialmente in settori altamente regolamentati
- Shadow IT: Quando i dipendenti utilizzano software o servizi non autorizzati, può dare vita a:
- Rischi per la sicurezza dei dati, poiché queste soluzioni potrebbero non soddisfare gli standard di sicurezza aziendali
- Inefficienze e duplicazione degli sforzi tra i dipartimenti
- Difficoltà nel mantenere processi coerenti e integrità dei dati
- Costi imprevisti quando queste soluzioni devono essere integrate o sostituite
L’impatto finanziario di questi problemi può essere sostanziale. Secondo vari rapporti del settore, lo shadow IT può rappresentare fino al 30-40% della spesa IT nelle grandi imprese. Inoltre, il costo delle violazioni dei dati causate da software obsoleto o non sicuro può arrivare a milioni di dollari, senza contare il potenziale danno alla reputazione dell’azienda.
Gestione Regolare: Tenere il Passo con il Cambiamento
In un’impresa multinazionale, dove le esigenze aziendali possono variare significativamente tra diverse regioni e mercati, la gestione regolare del Catalogo dei Servizi è essenziale. Questo comporta:
- Revisione e aggiornamenti continui: Assicurare che il catalogo rifletta le offerte di servizi attuali ed elimini quelle obsolete.
- Allineamento con la strategia aziendale: Valutare regolarmente se i servizi supportano gli obiettivi aziendali generali in tutti i mercati.
- Standardizzazione: Mantenere la coerenza nelle definizioni dei servizi e nella loro erogazione in diverse aree geografiche.
- Eliminazione del gergo IT: Eliminare il gergo IT favorisce l’interazione con gli altri dipartimenti aumentando efficienza dei servizi e soddisfazione dei collaboratori.
Coinvolgere i Service Owner: La Chiave del Successo
I Service Owner (come li chiama ITIL) svolgono un ruolo fondamentale nella gestione efficace del Catalogo dei Servizi. Il loro coinvolgimento è cruciale per:
- Informazioni accurate sui servizi: Garantire che le descrizioni dei servizi, gli SLA e i costi siano aggiornati e pertinenti.
- Monitoraggio dei processi: Monitorare le prestazioni e l’utilizzo dei servizi in diverse regioni.
- Continual Improvement: Identificare aree di miglioramento basate sul feedback degli utenti e sulle mutevoli esigenze aziendali.
Monitoraggio dei Processi: Visibilità e Controllo
La gestione regolare del Catalogo dei Servizi, unita al coinvolgimento attivo dei Proprietari dei Servizi, fornisce alle imprese multinazionali:
- Maggiore VisibilitÃ: Una visione chiara di tutti i servizi IT nell’organizzazione, indipendentemente dai confini geografici.
- Migliore Processo decisionale: Approfondimenti basati sui dati per investimenti e disinvestimenti IT strategici.
- Allocazione efficiente delle risorse: Migliore comprensione dell’utilizzo dei servizi in diversi mercati.
Raggiungimento degli Obiettivi Aziendali: Il Risultato Finale
Un Catalogo dei Servizi ben gestito contribuisce significativamente al raggiungimento degli obiettivi aziendali:
- Allineando l’IT con le esigenze aziendali: Assicurando che i servizi IT supportino direttamente gli obiettivi aziendali in tutti i mercati.
- Migliorando la qualità del servizio: Le revisioni regolari portano a un’erogazione del servizio migliorata e alla soddisfazione del cliente.
- Ottimizzando i costi: Identificando e gestendo i servizi non utilizzati per ridurre i costi ricorrenti.
Gestione dei Servizi Non Utilizzati: Un’Opportunità di Risparmio
Un aspetto spesso trascurato della gestione del Catalogo dei Servizi è l’identificazione e la gestione dei servizi non utilizzati. Questo è particolarmente cruciale nelle imprese multinazionali dove i servizi possono essere rilevanti in alcuni mercati ma obsoleti in altri. Revisioni regolari possono aiutare a:
- Identificare i servizi sottoutilizzati: Individuare i servizi che non aggiungono più valore all’azienda. Nella mia esperienza attorno al 10%, se non monitorati costantemente.
- Ridurre i costi non necessari: Ritirando o riutilizzando i servizi non utilizzati, le organizzazioni possono ridurre significativamente le spese ricorrenti.
- Snellire il portfolio dei servizi: Mantenere un catalogo snello ed efficiente che rifletta veramente le esigenze dell’organizzazione.
Conclusione
In conclusione, la gestione regolare del Catalogo dei Servizi e il coinvolgimento attivo dei Service Owners non sono solo best practices – sono strategie essenziali per le imprese che mirano a monitorare efficacemente i processi e raggiungere i loro obiettivi aziendali. Sfruttando i principi ITIL, mantenendo un Catalogo dei Servizi aggiornato e gestendo efficientemente i servizi non utilizzati, le organizzazioni possono ottimizzare l’erogazione dei loro servizi IT, ridurre i costi e guidare il valore aziendale in tutte le loro operazioni globali. Inoltre, questo approccio aiuta a mitigare i rischi e i costi nascosti associati al software non mantenuto e lo shadow IT, portando a un ambiente IT più sicuro, efficiente ed economico.